Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Helping YOU Ltd propose des services de ménage et de cuisine à domicile aux foyers de Maurice. Lorsque vous utilisez ce site ou réservez nos services, Helping YOU Ltd est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel, c’est-à-dire que nous décidons pourquoi et comment elles sont utilisées.

• Société : Helping YOU Ltd
• Numéro d’enregistrement : C26236495
• Site : helpingyoultd.com
• E-mail : contact@helpingyoultd.com
• Téléphone / WhatsApp : +230 5901 0996

Nous avons désigné une personne chargée du respect de la protection des données, comme l’exige l’article 22 du Data Protection Act 2017. Vous pouvez la joindre en écrivant à contact@helpingyoultd.com avec « Protection des données » en objet.

2. Quelles informations nous recueillons

Nous recueillons vos données à caractère personnel directement auprès de vous, par les formulaires de ce site et par les échanges qui suivent, par téléphone, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram ou e-mail. Nous n’achetons, ne louons ni n’obtenons aucune donnée vous concernant auprès de tiers, de courtiers en données ou de bases publiques.

Lorsque vous demandez un devis

• Le service qui vous intéresse (ménage ou cuisine) et la fréquence souhaitée
• Des précisions sur votre maison ou vos besoins en repas, dans vos propres mots
• Votre nom et votre numéro de téléphone
• Votre adresse e-mail, si vous choisissez de la donner
• Votre ville ou votre quartier
• Tout ce que vous choisissez d’ajouter dans le champ libre

Lorsque vous réservez

• Le service, le forfait et les éventuelles options choisis, ou le type de service de cuisine
• La date, l’heure de début et la durée souhaitées
• Une description de ce dont vous avez besoin, dans vos propres mots
• Votre nom et votre numéro de téléphone
• Votre adresse e-mail, si vous choisissez de la donner
• Votre ville ou votre quartier
• Si vous réservez de la cuisine à domicile, si quelqu’un a une allergie alimentaire ou un régime particulier (un simple oui ou non ; le détail lui-même est traité plus bas, sous Allergies et autres informations sensibles)

Nous ne demandons que votre ville ou votre quartier, pas votre adresse complète. L’adresse exacte est convenue directement avec vous une fois la réservation confirmée.

Lorsque vous laissez un avis

Les avis sont recueillis par un lien privé qui vous est remis après une visite. Nous recueillons le nom du membre de l’équipe qui vous a servi, son rôle, la date de la prestation, votre note et votre commentaire. Votre propre nom et vos coordonnées sont facultatifs : vous pouvez laisser un avis de façon anonyme.

Informations techniques

Comme tout site web, le nôtre enregistre automatiquement des informations techniques de base : votre adresse IP, la date et l’heure de votre visite, et des informations générales sur votre navigateur et votre appareil. Elles sont produites par notre hébergeur et par notre outil de protection contre les robots, et servent uniquement à faire fonctionner le site et à prévenir les abus.

Statistiques de visite

Nous utilisons Cloudflare Web Analytics, un outil de statistiques fourni par notre hébergeur, pour savoir combien de personnes visitent nos pages et lesquelles leur sont utiles. Lorsqu’une page se charge, un petit script de Cloudflare transmet l’adresse de la page (sans ce qui suit un « ? », si bien que les choix que vous faites sur nos pages de réservation n’en font pas partie), le site qui vous a envoyé vers nous, votre type de navigateur et d’appareil, votre pays, et la rapidité de chargement de la page.

Selon Cloudflare, cet outil ne dépose aucun cookie, n’enregistre rien sur votre appareil, et n’utilise ni votre adresse IP ni aucun autre élément pour vous reconnaître ou vous suivre sur d’autres sites. Nous ne voyons jamais que des totaux, par exemple « 120 visites de la page ménage cette semaine », jamais une liste de visiteurs, et nous ne pouvons pas nous en servir pour vous identifier.

Allergies et autres informations sensibles

L’article 29 du Data Protection Act traite certaines informations comme des catégories particulières de données à caractère personnel, notamment tout ce qui touche à la santé, à l’état médical, à la religion ou à l’origine ethnique. L’article 29 ne nous interdit pas de détenir de telles informations ; il exige que nous ayons une base appropriée pour le faire et que nous en prenions grand soin. Nous ne le faisons qu’à un seul endroit, et le refusons partout ailleurs.

Allergies et besoins alimentaires. Si vous réservez de la cuisine à domicile, le formulaire de réservation vous demande si quelqu’un a une allergie alimentaire ou un régime particulier. Si vous répondez oui, il ouvre un champ pour en préciser le détail, accompagné d’une case à cocher. Nous n’enregistrons ce que vous y écrivez que si vous cochez cette case : notre base légale est donc votre consentement explicite au titre de l’article 29. Si vous préférez ne pas mettre ce détail par écrit, appelez-nous ou écrivez-nous sur WhatsApp pour réserver : en cas d’allergie, nous préférons de loin le savoir, car nous ne pouvons pas cuisiner en sécurité en ignorant ce qu’on ne nous a pas dit. Nous l’utilisons dans un seul but : préparer vos repas sans danger. Seules la personne qui cuisine pour vous et la direction y ont accès, cette information n’est jamais utilisée à autre chose, et elle est supprimée selon le même calendrier que le reste de votre dossier de réservation (voir combien de temps nous les gardons). Vous pouvez retirer votre consentement et demander son effacement à tout moment, par téléphone ou par e-mail, et nous le ferons sans vous demander pourquoi.

Tout le reste. Nos autres champs ne sont pas conçus pour des informations sensibles : merci de les en tenir à l’écart. Si une autre information sensible compte réellement pour votre service (un régime médical au-delà d’une allergie, un besoin lié à la mobilité), dites-le-nous plutôt par téléphone, afin que nous puissions la traiter correctement plutôt que de la laisser dans un formulaire.

3. Pourquoi nous les recueillons, et sur quelle base légale

Nous utilisons vos données à caractère personnel uniquement aux fins suivantes :

• Répondre à votre demande de devis et vous préparer un prix
• Confirmer, organiser et réaliser votre réservation
• Vous contacter au sujet d’un service que vous avez demandé ou reçu
• Tenir des registres corrects des travaux effectués et des paiements réalisés
• Comprendre comment notre équipe travaille, grâce à vos avis privés
• Protéger le site et nos dossiers contre les abus et la fraude
• Compter les visites du site, sous forme de totaux anonymes, afin de voir quelles pages sont utiles et de les améliorer

Notre base légale au titre de l’article 28(1)(b)(i) du Data Protection Act 2017 est que le traitement est nécessaire pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d’un contrat, puis pour exécuter ce contrat une fois conclu. En clair : vous nous avez demandé un devis ou une réservation, et nous ne pouvons fournir ni l’un ni l’autre sans vos coordonnées.

Pour notre comptabilité et nos obligations fiscales, notre base est l’article 28(1)(b)(ii) : le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Pour la protection contre les robots, pour nos statistiques de visite et pour l’évaluation de la qualité du travail de notre équipe, notre base est l’article 28(1)(b)(vii) : nos intérêts légitimes à faire fonctionner l’entreprise correctement et en sécurité, que nous avons mis en balance avec vos droits et jugés proportionnés.

Nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel à des fins de publicité, de marketing ou de profilage. Nous n’envoyons ni e-mails publicitaires ni lettres d’information. Nous ne prenons aucune décision vous concernant par des moyens automatisés, et nous ne constituons pas de profils de clients.

4. Êtes-vous obligé de nous donner ces informations

L’article 23(2)(d) du Data Protection Act nous impose de vous indiquer quelles informations sont obligatoires et lesquelles sont facultatives.

Si vous préférez ne pas utiliser du tout les formulaires du site, vous pouvez nous écrire par e-mail ou sur WhatsApp.

5. Qui peut voir vos informations

Au sein de Helping YOU Ltd, vos informations ne sont vues que par la direction et par le membre de l’équipe affecté à votre service, et seulement dans la mesure nécessaire à son travail.

Nous ne vendons, ne louons, n’échangeons ni ne partageons vos données à caractère personnel avec quiconque pour ses propres finalités.

Nous faisons toutefois appel à un petit nombre de prestataires techniques établis pour faire fonctionner le site et conserver nos dossiers. Au sens du Data Protection Act, ces sociétés sont nos sous-traitants : elles n’agissent que sur nos instructions et ne peuvent pas utiliser vos données à leurs propres fins. L’article 23(2)(c) nous impose de vous dire qui elles sont.

Nous pouvons également communiquer des données à caractère personnel lorsque la loi, un tribunal ou une autorité publique compétente nous y oblige, ou lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre un droit en justice.

6. Où vos informations sont conservées

Helping YOU Ltd exerce depuis Maurice, mais les prestataires énumérés ci-dessus font fonctionner leurs services depuis des centres de données situés hors de Maurice, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Vos données à caractère personnel sont donc transférées hors de Maurice. L’article 23(2)(j) du Data Protection Act nous impose de vous l’indiquer et de vous expliquer le niveau de protection en jeu.

Ces transferts sont effectués au titre de l’article 36(1)(c)(i) de la loi : le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat entre vous et nous, ou à des mesures prises à votre demande avant la conclusion de ce contrat. Nous ne pouvons ni répondre à votre demande, ni tenir votre réservation, ni vous envoyer une confirmation sans que nos systèmes traitent vos informations.

Nos statistiques de visite sont un cas à part, car compter les visites n’est pas nécessaire pour vous servir. Pour elles, nous réduisons au minimum ce qui quitte Maurice : Cloudflare traite déjà votre adresse IP pour diffuser chaque page, et ce qu’il conserve pour nos statistiques est anonyme, sans cookie, sans identifiant et sans profil vous concernant.

Chacun de ces prestataires est une société importante et établie, qui publie un accord de sous-traitance des données, s’engage contractuellement à ne traiter les données que sur nos instructions, applique le chiffrement en transit et au repos, et opère sous des certifications de sécurité internationales reconnues. Nous avons accepté ces conditions de sous-traitance pour votre compte, comme l’exige l’article 31(4) de la loi.

Si vous préférez ne pas utiliser les formulaires du site, vous pouvez nous appeler au +230 5901 0996. Notez qu’un message envoyé par WhatsApp, Facebook Messenger ou Instagram transite lui aussi par les systèmes de ces sociétés hors de Maurice. L’appel téléphonique est le seul canal qui ne le fasse pas.

7. Combien de temps nous les gardons

L’article 21 du Data Protection Act dispose que les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées sous une forme permettant de vous identifier plus longtemps que nécessaire. Nos durées de conservation sont les suivantes :

Lorsqu’un dossier arrive au terme de sa durée, nous ne le laissons pas simplement en place. Nous supprimons tout ce qui vous identifie (votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre ville), ainsi que tout ce que vous avez écrit pour décrire votre maison ou le travail, et tout ce que vous nous avez indiqué sur des allergies ou des besoins alimentaires, et nous ne conservons que des informations anonymes comme la date, le numéro de référence, le type de service et le forfait. Les commentaires d’avis sont traités un peu différemment : nous en gardons le texte, parce que ce que les gens nous disent de notre service reste utile longtemps après la visite, mais tout nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone figurant à l’intérieur du texte est retiré au préalable, de sorte que ce qui subsiste décrit le service et non une personne. Une fois anonymisé de cette façon, un dossier n’est plus une donnée à caractère personnel et cette politique ne s’y applique plus. Cela se produit automatiquement, chaque nuit.

8. Comment nous les protégeons

L’article 31 du Data Protection Act nous impose de mettre en place des mesures de sécurité appropriées. Les nôtres comprennent :

• L’ensemble du site est servi via une connexion chiffrée HTTPS : ce que vous saisissez dans un formulaire est chiffré pendant son transit.
• Nos dossiers sont conservés dans des comptes protégés par des mots de passe forts et une authentification à deux facteurs.
• L’accès est limité à la direction, et au membre de l’équipe affecté à votre service pour les seules informations dont il a besoin.
• Le site ne charge aucun code publicitaire, ni aucun code qui vous suive d’un site à l’autre. Le seul script extérieur de mesure d’audience qu’il exécute est celui des statistiques de visite de Cloudflare.
• Nos formulaires sont protégés par une vérification automatisée anti-robots ainsi que par des mesures anti-spam et de limitation du débit, afin que nos dossiers ne puissent être ni inondés ni aspirés.
• Tout ce que vous envoyez est stocké en texte simple et n’est jamais interprété comme une formule ou une commande.
• Nous réexaminons ces mesures à mesure que l’entreprise grandit et que nos outils évoluent.

Aucun système ne peut être garanti parfaitement sûr, mais nous prenons ces obligations au sérieux et agissons rapidement si quelque chose tourne mal.

9. Vos droits

Au titre des articles 24 et 37 à 41 du Data Protection Act 2017, vous avez le droit :

• D’accès: demander si nous détenons des données à caractère personnel vous concernant, et en recevoir une copie.
• De rectification: faire corriger des informations inexactes, compléter des informations incomplètes, ou faire ajouter au dossier une déclaration de votre part.
• D’effacement: nous demander de supprimer vos données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle nous les avons recueillies, lorsque vous retirez un consentement sur lequel nous nous appuyions, lorsque vous vous y opposez et que nous n’avons pas de motif impérieux, ou lorsqu’elles ont été traitées illicitement.
• De limitation: nous demander de suspendre l’utilisation de vos données, par exemple pendant que nous vérifions un point que vous estimez erroné.
• D’opposition: vous opposer par écrit, à tout moment, à notre utilisation de vos données à caractère personnel.
• De ne pas faire l’objet d’une décision automatisée: nous ne prenons aucune décision vous concernant par des moyens purement automatisés ; ce droit ne trouve donc pas à s’appliquer aujourd’hui.
• De retirer votre consentement: lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela affecte ce qui a été fait avant ce retrait.
• De porter plainte auprès du Data Protection Commissioner (le Commissaire à la protection des données), via le Data Protection Office : dataprotection.govmu.org.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à contact@helpingyoultd.com. Merci de nous indiquer votre nom ainsi que le numéro de téléphone ou l’e-mail que vous nous aviez donné, afin que nous retrouvions votre dossier, et sachez que nous pourrons vous poser une ou deux questions pour nous assurer que nous avons bien affaire à la bonne personne, car remettre vos données à quelqu’un d’autre serait une bien pire issue.

L’exercice de vos droits est gratuit. Nous répondrons dans un délai d’un mois. Si votre demande est particulièrement complexe, ou si vous en avez formulé plusieurs, nous pourrons prolonger ce délai d’un mois supplémentaire et vous en informerons. Si nous décidons de ne pas donner suite à votre demande, nous vous en expliquerons la raison et vous indiquerons que vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire.

Notez que nous ne pourrons pas toujours tout effacer immédiatement, par exemple les documents que la loi nous oblige à conserver à des fins fiscales et comptables. Le cas échéant, nous vous dirons exactement ce que nous conservons et pourquoi.

10. Si quelque chose tourne mal

En cas de violation de sécurité affectant vos données à caractère personnel, les articles 25 et 26 de la loi nous imposent de le notifier au Data Protection Commissioner sans retard injustifié et, lorsque cela est possible, dans les 72 heures suivant le moment où nous en avons eu connaissance. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous contacterons également directement, en termes clairs, pour vous expliquer ce qui s’est passé, ce que cela signifie pour vous et ce que nous faisons pour y remédier.

11. Les enfants

Nos services sont organisés par des adultes. Ce site et ses formulaires sont destinés aux personnes de 18 ans ou plus, et nous demandons que les enfants n’y transmettent pas d’informations.

Nous ne recueillons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants. L’article 30 du Data Protection Act interdit le traitement des données à caractère personnel d’un enfant de moins de 16 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur, et le Children’s Act 2020 protège plus largement la vie privée des enfants. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué ses informations, écrivez-nous à contact@helpingyoultd.com et nous les supprimerons.

Nous ne publions par ailleurs jamais de photographies ni aucune autre information identifiant un enfant, ni sur ce site ni sur nos pages de réseaux sociaux.

12. Les avis sur notre équipe

Après une visite, un lien privé peut vous être remis pour évaluer la professionnelle de ménage ou de cuisine qui vous a servi. Votre avis ne va qu’à Helping YOU Ltd, et sert à garder nos exigences honnêtes ainsi qu’à accompagner et former notre équipe. Nous ne publierons jamais votre avis (ni sur ce site, ni sur les réseaux sociaux, ni ailleurs), ni rien qui permette de vous identifier, sans vous avoir d’abord demandé et obtenu votre accord. Si vous le donnez, notre base légale pour la publication est votre consentement au titre de l’article 28(1)(a), et vous pouvez le retirer à tout moment : nous retirerons alors l’avis.

Un avis que vous rédigez constitue aussi une donnée à caractère personnel concernant le membre de l’équipe que vous décrivez. Cette personne dispose sur cet avis des mêmes droits que ceux que vous avez sur vos propres données, y compris celui de demander une copie de ce qui a été dit de son travail. Si elle le demande, nous la lui fournirons, mais nous en retirerons d’abord votre nom et vos coordonnées, sauf si vous nous avez autorisés à les communiquer.

13. Les cookies et ce site

Ce site n’utilise ni cookies publicitaires, ni cookies de mesure d’audience, ni pixels de suivi, ni traceurs de réseaux sociaux. Nous ne mesurons pas votre comportement à travers internet, et aucune page ne contient de code publicitaire de tiers. Nos statistiques de visite fonctionnent sans aucun cookie.

Les seuls cookies susceptibles d’être déposés sont ceux de notre outil de protection contre les robots, destinés à distinguer un visiteur véritable d’un visiteur automatisé. Ils sont strictement nécessaires au fonctionnement des formulaires et à la protection de nos dossiers, et n’ont aucune fonction publicitaire ni de profilage.

Les polices de caractères de ce site sont stockées et servies depuis notre propre site. Elles ne sont chargées ni depuis Google Fonts ni depuis un autre service extérieur : l’affichage d’une page ne transmet donc pas votre adresse IP à un fournisseur de polices.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre cette politique à jour à mesure que notre activité, nos outils ou la loi évoluent. La version en vigueur est toujours disponible à l’adresse helpingyoultd.com/fr/confidentialite.html, et la date de dernière mise à jour ainsi que le numéro de version, en haut de cette page, vous indiquent quand elle a changé pour la dernière fois.

Si nous apportons une modification qui affecte réellement la façon dont nous utilisons des informations que nous détenons déjà sur vous (par exemple leur utilisation à une finalité véritablement nouvelle), nous vous en informerons directement, par e-mail ou par téléphone, avant qu’elle ne prenne effet. Nous ne commencerons pas discrètement à faire autre chose de données que vous nous aviez confiées pour un autre usage.

15. Nous contacter ou porter plainte

Si vous avez une question sur cette politique, ou sur la façon dont nous traitons vos informations, contactez-nous d’abord. La plupart des sujets se règlent plus vite directement :

• E-mail : contact@helpingyoultd.com
• Téléphone ou WhatsApp : +230 5901 0996

Voir également nos Conditions générales.